چرخه حسابداری و مراحل آن چیست؟
سیستم حسابداری باید تمامی اطلاعات مالی موسسه را شناسایی، اندازه گیری، ثبت، طبقه بندی و در قالب صورتهای مالی تخلیص نموده تا اطلاعات مفیدی را برای استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری فراهم نماید. فرآیند عملیات حسابداری شامل یک سری عملیاتی است که به طور پیاپی در هر دوره مالی تکرار می شود. این عملیات پیاپی را " چرخه حسابداری " گویند.
مراحل چرخه حسابداری به ترتیب زیر می باشد:
1- جمع آوری کلیه اطلاعات مالی موسسه
2- تجزیه و تحلیل کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه
3- ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه در دفتر مالی
4- انتقال کلیه عملیات ها از دفتر روزنامه به دفتر کل
5- تهیه تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
6- اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل
7- تهیه تراز آزمایشی (اصلاح شده)
8- تهیه صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
9- بستن حسابهای موقت
10- تهیه تراز آزمایشی (اختتامی)
11- تهیه ترازنامه و بستن حسابهای دائمی
به طور کلی عملیات حسابداری در دو دوره زمانی به شرح زیر انجام می شود:
الف) در طول دوره مالی
ب) در پایان دوره مالی
موارد زیر در طول دوره مالی انجام می شوند:
▪ جمع آوری کلیه اطلاعات مالی موسسه،
▪ تجزیه و تحلیل کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه،
▪ ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی موسسه در دفتر مالی،
▪ انتقال کلیه عملیاتها از دفتر روزنامه به دفتر کل است.
✔ بقیه عملیات در پایان دوره مالی انجام می شود.
بستن حسابها به چه معنا است؟
با توجه به انتقال یا عدم انتقال مانده به سال بعد، حسابها را می توان به سه دسته تقسیم کرد:
- حساب های دائمی
- حساب های موقت
- حساب های مختلط (نهایتا حساب های مختلط هم با انجام اصلاحات و ثبت های اصلاحی وارد حساب های دائمی یا موقت می شوند)
بنابراین در پایان سال حساب ها یا دائمی هستند یا موقت. بعد از تهیه صورت سود و زیان، حساب های موقت نیز بسته می شوند و فقط حساب های دائمی باقی می ماند که این حساب ها از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل می شوند (در قالب سند افتتاحیه).
چگونگی بستن حساب های موقت در انتهای دوره مالی در شرکت های خدماتی
همانطور که گفته شد حساب های موقت باید در پایان دوره مالی بسته شوند. مانده مالی این گونه حساب ها به سال مالی بعد منتقل نمی شود.
حساب های موقت شامل حساب های درآمد، هزینه ها و حساب برداشت است. جهت بستن این حساب ها باید از یک حساب رابط و واسطه به نام " حساب خلاصه سود و زیان " استفاده کنیم.
مراحل بستن حساب های موقت در شرکت های خدماتی به صورت زیر است:
مرحله اول: بستن حساب درآمد؛
ابتدا حساب درآمدها را بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار می کنیم.
مرحله دوم: بستن حساب هزینه ها؛
حساب سود و زیان را معادل با جمع هزینه ها، بدهکار می کنیم و سپس تک تک حساب های مرتبط با هزینه ها را بستانکار می کنیم.
مرحله سوم: بستن حساب خلاصه سود و زیان
مانده خلاصه حساب سود و زیان را مشخص می کنیم:
- اگر مانده حساب سود و زیان بستانکار باشد، معادل آن را بدهکار و حساب سرمایه را بستانکار می کنیم؛ در صورت بستانکار بودن مانده حساب خلاصه سود و زیان، آن مانده را " سود " می گویند.
- اگر مانده حساب سود و زیان بدهکار باشد، این حساب را بستانکار و حساب سرمایه را بدهکار می کنیم؛ که در این صورت به این مانده حساب " زیان " می گویند.
مرحله چهارم: بستن حساب برداشت؛
در انتها نیز برای بستن حساب برداشت، حساب سرمایه را معادل مانده حساب برداشت بدهکار، و حساب برداشت را بستانکار می کنیم.
بستن حساب های موقت در انتهای دوره مالی در شرکت های بازرگانی
به طور کلی بستن حساب های موقت در موسسات بازرگانی بسیار شبیه به شرکت های خدماتی است. تنها تفاوت در این است که حساب هایی در شرکت های بازرگانی وجود دارند، که در شرکت های خدماتی وجود ندارند.
این حساب ها شامل حساب های خرید، فروش، برگشت از فروش و تخفیفات، برگشت از خرید و تخفیفات، تخفیفات نقدی خرید، تخفیفات نقدی فروش و موجودی کالای اول دوره و موجودی کالای انتهای دوره هستند.
مراحل بستن حساب های موقت در شرکت های بازرگانی به صورت زیر است:
مرحله اول: حساب خلاصه سود و زیان بدهکار، و موجودی کالای اول دوره بستانکار می شود. سپس حساب موجودی کالای پایان دوره بدهکار، و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می شود.
مرحله دوم: حساب های فروش، تخفیفات نقدی خرید، و برگشت از خرید و تخفیفات بدهکار، و حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می شود.
مرحله سوم: حساب های خرید، هزینه ها، برگشت از فروش و تخفیفات و تخفیفات نقدی فروش بستانکار، و حساب خلاصه سود وزیان بدهکار می شود.
مرحله چهارم: این مرحله کاملا شبیه مرحله سوم شرکت های خدماتی است. اگر مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد، آن را " سود " و اگر بدهکار باشد آن را " زیان " می گویند.
مرحله پنجم: این مرحله کاملا شبیه مرحله چهارم شرکت های خدماتی است. به این معنی که برای بستن حساب برداشت، حساب سرمایه را به اندازه مانده حساب برداشت بدهکار، و حساب برداشت را بستانکار می کنیم.
نحوه تهیه کردن تراز آزمایشی اختتامی
پس از انجام اصلاحات بر روی حساب های موقت و انتقال آنها به دفتر کل، مانده حساب ها در دفتر کل صفر می شود. در این مرحله، از مانده حساب ها در دفتر کل یک تراز آزمایشی تهیه می کنیم که به آن " تراز آزمایشی اختتامی " می گویند. این تراز فقط شامل حساب های دائمی می شود.
نحوه انتقال حساب های دائمی به سال بعد
حساب های دائمی شامل دارایی ها، بدهی ها و سرمایه است. مانده این حساب ها به سال بعد منتقل می شوند؛ برای این کار از " تراز اختتامیه " استفاده می کنیم بدین صورت که، تمام حساب هایی که در تراز اختتامیه بدهکار هستند را بستانکار، و حساب تراز اختتامیه را بدهکار می کنیم. سپس تمام حساب هایی که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار، و حساب تراز اختتامیه را بستانکار می کنیم.
نحوه افتتاح حساب های دائمی در ابتدای سال مالی جدید
ثبت مربوط به افتتاح حساب های دائمی دقیقا برعکس ثبت مربوط به انتقال آنها در پایان سال است. بدین صورت که حساب هایی که در تراز اختتامیه مانده بدهکار دارند بدهکار، و حساب تراز افتتاحیه بستانکار می شود. سپس حساب هایی که در تراز اختتامیه مانده حساب بستانکار دارند را بستانکار، و حساب تراز اختتامیه را بدهکار می کنیم.
