اقدامات لازم جهت بستن حسابها در پایان دوره مالی

اقدامات لازم جهت بستن حسابها در پایان دوره مالی

برای بستن حسابها در پایان دوره مالی ، می توان تمام اصلاحات را مستقیما در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر کل انتقال داد و سپس با استفاده از تراز آزمایشی اصلاح شده، صورتهای مالی را تهیه کرد که این روش برای شرکتهای کوچک مناسب است. اما اگر تعداد اصلاحات پایان دوره مالی زیاد باشد، برای تهیه صورتهای مالی و ثبت عملیات پایان دوره مالی در دفاتر حسابداری از " کاربرگ " استفاده می شود.

در صورت تهیه کاربرگ ، مراحل زیر به ترتیب انجام می شود :

1- جمع آوری اطلاعات مالی از مدراک اولیه
2- تجزیه و تحلیل معاملات و عملیات مالی
3- ثبت معاملات و عملیات مالی در دفتر روزنامه
4- انتقال ثبت های دفتر روزنامه به دفتر کل
5- تهیه تراز آزمایشی اصلاح نشده
6- تهیه کاربرگ
7- تهیه صورتها‌ی مالی
8- اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل
9- بستن حسابهای موقت
10- تهیه تراز آزمایشی

تعریف کاربرگ :

کاربرگ فرمی است با ستونهای متعدد که حسابداران اطاعات لازم برای تهیه صورتهای مالی را در آن گردآوری می کنند. استفاده از کاربرگ بسیار رایج و دارای مزایای زیر است :

* تهیه سریع و به موقع صورتهای مالی
* این امکان را فراهم می کند تا کلیه ثبت های مربوط به اصلاح و بستن حسابها ، قبل از ثبت در دفاتر حسابداری بصورت پیش نویس تنظیم شوند.
* کلیه حسابها و ارقام صورتهای مالی پایان دوره را فراهم می آورد.

کاربرگ جایگزین صورتهای مالی نیست و به عنوان نتیجه نهائی کار حسابداران نیز ارائه نمی شود، بلکه وسیله ای است که جمع آوری اطلاعات لازم برای تهیه صورتهای مالی و ثبت عملیات مربوط به اصلاح و بستن حسابها را تسهیل می کند.

بخش اصلاحات کاربرگ :

مهمترین بخش در کاربرگ بخش اصلاحات است. همانگونه که می دانیم اطلاعات مندرج در حسابهای دفتر کل تصویری کامل از عملیات مالی شرکت را در پایان دوره مالی ارائه نمی کند. حتی اگر تمام معاملات و عملیات مالی در طول دوره مالی به درستی در دفاتر ثبت شده باشند ممکن است برخی از تغییرات مالی که در نتیجه فعالیت شرکت بوجود آمده اند هنوز در مدراک حسابداری ثبت نشده باشند. لذا این تغییرات باید تعیین و در پایان دوره مالی در مدارک حسابداری ثبت شوند. ستونهای بخش اصلاحات کاربرگ برای جمع آوری و ثبت این اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد.
ثبت های اصلاحی به همان ترتیبی که باید در دفتر روزنامه ثبت شود، در ستونهای بخش اصلاحات کاربرگ درج می گردند. اگر حسابی که باید بدهکار یا بستانکار شود، جزء حسابهای تراز آزمایشی نباشد، عنوان آن در ذیل حسابهای تراز آزمایشی به حسابهای موجود اضافه می شود.

نمونه ای از حسابهایی که باید اصلاح شوند عبارت است از :

الف- اصلاح حساب پیش پرداخت اجاره
ب- اصلاح حساب موجودی ملزومات
ج- اصلاح حساب پیش دریافت حق الزحمه خدمات
د- ثبت هزینه آب و برق پرداخت نشده
ھ- ثبت دستمزد پرداخت نشده
و- ثبت درآمد تحقق یافته ثبت نشده
ز- ثبت استهلاک مربوط به دارائی ها

بستن حسابهای موقت : چون تمام ثبت های دفتر کل باید متکی به ثبت های دفتر روزنامه باشد، لذا عملیات مربوط به بستن حسابها ابتدا در دفتر روزنامه ثبت و سپس به دفتر کل نقل می شود.

بستن حسابهای درآمد : حسابهای درآمد مانده بستانکار دارند، در نتیجه در ستون بستانکار بخش سود و زیان کاربرگ منعکس شده اند. بستن حسابهای درآمد به معنای انتقال مانده بستانکار این حسابها به حساب خلاصه سود و زیان است. بدین منظور، در دفتر روزنامه حسابهای درآمد بدهکار و معادل جمع باقیمانده بستانکار حسابهای مزبور، حساب خلاصه سود و زیان، بستانکار می شود.

بستن حسابهای هزینه : حسابهای هزینه مانده بدهکار دارند و در نتیجه در ستون بدهکار بخش سود و زیان کاربرگ منعکس شده اند. بستن حسابهای هزینه به معنای انتقال مانده بدهکار این حسابها به حساب خلاصه سود و زیان است، برای این کار، حسابهای هزینه در دفتر روزنامه بستانکار و معادل جمع مانده بدهکار حسابهای مزبور، حساب خلاصه سود و زیان، بدهکار می شود.

بستن حساب خلاصه سود و زیان : پس از اینکه حسابهای درآمد و هزینه بسته شدند و مانده آنها به حساب خلاصه سود و زیان انتقال یافت، مانده حساب خلاصه سود و زیان ، منعکس کننده سود و زیان خالص است که باید با سود و زیان خاص مندرج در کاربرگ مساوی باشد. در این مرحله سود یا زیان خالص، از حساب خلاصه سود و زیان به حساب سرمایه انتقال می یابد (در بررسی حسابداری شرکتهای سهامی و تضامنی در اصول حسابداری 2 گفته شده است که مانده حساب خلاصه سود و زیان به حساب سود قابل تقسیم انتقال می یابد و مراحل تقسیم سود در این حساب بر سود ویژه سال مالی انجام خواهد شد).

بستن حساب برداشت : همانگونه که می دانیم برداشت پول یا سایر دارائی ها توسط صاحبان سرمایه، هزینه به حساب نمی آید، بنابراین نقشی در تعیین سود خالص دوره مالی ندارد. از این رو به جای این که به حساب خلاصه سود و زیان بسته شود مستقیما به حساب سرمایه انتقال می یابد.

بستن حسابهای دائمی : در برخی از کشورها، از جمله ایران، طبق قوانین و مقرارت جاری، استفاده از دفاتر ناتمام سال یا سالهای قبل برای ثبت عملیات مالی سال بعد ممنوع است و شرکت ها مکلفند برای هر سال مالی دفاتری جدید جهت نگهداری حسابهای خود ثبت و پلمپ نمایند. نقل مستقیم مانده حسابهای دائمی از یک سال به سال بعد عملی نیست و برای این کار از دو حساب واسط یا واسطه به نامهای تراز اختتامیه و تراز افتتاحیه برای نقل مانده همان حسابها به دفاتر سال بعد بکار می رود.