دفاتر قانونی حسابداری چیست ؟

دفاتر قانونی حسابداری چیست ؟ | دلایل قانونی بودن و دلایل رد دفاتر قانونی حسابداری کدام ها هستند ؟

طبق قانون تجارت، صاحبان هر بنگاه اقتصادی و کسب و کار (به استثنای کسبه جزء)، می بایست کلیه رویدادهای مالی خود را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مدیریت، در محل مناسبی که قانون تعیین کرده است (طبق ماده 6 قانون تجارت) ثبت و نگهداری کنند؛ این دفاتر موسوم به دفاتر قانونی حسابداری بوده و نامیده می شوند.

این دفاتر به صورت پلمب بوده ( که به همین علت به آنها دفاتر پلمب نیز گفته می شود ) و دقت در صحت و درستی موارد درج شده در این دفاتر اهمیت بالایی دارد و نباید هیچ گونه خطا و اشتباهی در آنها وجود داشته باشد. شایان ذکر است عدم دریافت دفاتر قانونی ، تکمیل و یا ارائه این دفاتر باعث جریمه شدن شرکت خواهد شد، حتی اگر شرکت و یا کسب و کار، فعالیتی هم نداشته و ندارد، باید جهت اعلام عدم فعالیت خود به سازمان امور مالیاتی، دفاتر قانونی پلمب شده خود را پس از دریافت ، به صورت سفید و یا خام به حوزه مالیاتی خود ارائه و تسلیم نماید.

اما دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری کدام ها هستند:

طبق ماده 6 قانون تجارت، دفاتر قانونی عبارتند از:
1- دفتر روزنامه
2- دفتر کل
3- دفتر دارایی
4- دفتر کپیه

در حال حاضر نیازی به داشتن " دفتر دارایی و دفتر کپیه " نیست و فقط از دفتر روزنامه و کل استفاده می‎شود.

این دفاتر به طور کلی به دو نوع دفاتر رسمی و دفاتر غیررسمی تقسیم می شوند:

دفاتر قانونی و رسمی : دفتر روزنامه و دفتر کل (بر حسب کارکرد 50-100-150برگی )
دفاتر غیررسمی / دفاتر کمکی : دفتر معین ( جزء دفاتر قانونی بوده اما غیررسمی می باشد )

دفتر روزنامه چیست؟

دفتر روزنامه دفتری است که کلیه رویدادهای مالی شرکت ها و موسسات اقتصادی به ترتیب تاریخ و شماره در آن ثبت می شود. در دفتر روزنامه جزئیاتی از قبیل بدهکار، بستانکار، شماره سند، شرح مختصر رویداد مالی و... نوشته می شود.

آیا دفتر روزنامه خود انواع مختلفی دارد ؟ جواب : بله !

1- دفتر روزنامه عمومی : تمامی معاملات و عملیات های مالی در آن ثبت می شوند .
2- دفتر روزنامه اختصاصی : دفتری است که به تفکیک نوع معامله ( معامله خاص ) مورد استفاده قرار می گیرد و در آن ثبت می شود. مانند: دفتر روزنامه خرید ، دفتر روزنامه برای عملیات های مالی فروش ، دفتر روزنامه پرداخت های غیر نقدی و چک ، دفتر روزنامه پرداخت های نقدی و...

دفتر کل چیست ؟

دفتر کل دفتری است که تمام عملیات های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه به آن منتقل می شود. با توجه به ماهیت دفتر روزنامه و نیز روش ثبت اطلاعات در آن، امکان تهیه صورت های مالی میسر نیست، اما با توجه به نحوه نگارش دفاتر کل ، می توان صورت های مالی و مانده حساب ها را از آن استخراج نمود. در دفتر کل برای هر حساب به طور جداگانه یک صفحه وجود دارد، لذا دفتر کل ، دفتری است که در آن حساب ها به تفکیک نگهداری می شوند. همچنین کلیه حساب های دفتر روزنامه باید تا پایان هر ماه و یا حداکثر پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شوند.
لازم بذکر است در دفتر کل ، جزئیاتی مانند شماره ، تاریخ ، بدهکار ، بستانکار و مانده نوشته می شود و نیز ستونی به نام " تشخیص " هم وجود دارد که ماهیت مانده حساب به صورت بدهکار یا بستانکار در آن ثبت می شود. (برای مانده گیری هر حساب کافی است که جمع بدهکار و بستانکار هر حساب را از یکدیگر کسر کنیم).

دفتر دارایی چیست ؟

دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول، غیرمنقول، دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز و به ترتیب در آن دفتر ثبت و نگهداری کند.

دفتر کپیه چیست ؟

دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و فاکتورهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت و نگهداری کند.

دفتر معین چیست ؟

دفتر معین دفتری است که حساب های دفتر کل را به صورت مجزا در آن ثبت و نگهداری می کنند. کار این دفاتر معین این است که گاهی نمی شود اطلاعات دقیق و جزیی حساب ها را از دفتر کل استخراج نمود، لذا با ثبت این حساب ها در دفاتر معین، این کار ساده تر و راحت تر انجام می پذیرد.

انواع دفتر معین :

دفتر معین بانک ، دفتر معین حساب های پرداختنی ، دفتر معین حساب های دریافتنی ، دفتر معین اموال و...

شاین ذکر است، امروزه با استفاده از نرم افزارهای مالی و ثبت اسناد حسابداری در آنها، بر اساس اطلاعات وارده که همان اسناد حسابداری هستند، می توان با یک گزارش گیری ساده، در کوتاه ترین زمان ممکن کلیه اطاعات لازم جهت وارد کردن در دفاتر قانونی روزنامه و کل را بدست آورد و وارد دفاتر نمود.

چه زمانی باید جهت اخذ دفاتر قانونی / دفاتر حسابداری اقدام نمود :

اگر می خواهید دچار جریمه و معظل نشوید، حتما باید برای دریافت دفاتر پلمب شده هر سال مالی، سال قبل از آن و پیش از شروع سال مالی جدید، نسبت به دریافت دفاتر قانونی پلمب شده خود اقدام کنید. ضمنا چنانچه پیش از اینکه سال مالی جاری پایان یابد، صفحات دفاتر قانونی شما به اتمام برسد نیز می توانید اقدام به دریافت دفاتر نمایید.

چرا باید دفاتر روزنامه و کل را تهیه و نگهداری نمود ؟

همانطور که اشاره گردید کلیه صاحبان بنگاه های اقتصادی (مجموع اشخاص حقیق و حقوقی که مشغول به کسب و کار هستند) باید دارای دفتر روزنامه و دفتر کل باشند علت اصلی آن در واقع می تواند موارد ذیل باشد :

1- وضعیت هر یک از حساب ها از نظر بدهکاری ، بستانکاری و مانده حساب ها را نشان می دهد.
2- سند رسمی برای کاهش اشتباهات حسابداری در خصوص عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و یا ثبت تکراری آنها و چک کردن آنها بر اساس نیاز می باشد .
3- دفاتر قانونی روزنامه و کل ، کلیه جزئیات مربوط به یک رویداد مالی اعم از تاریخ، مقدار معامله، نام طرف حساب، بدهکاری و بستانکاری را نشان می دهند
4- اطلاعات مالی را به ترتیب تاریخ طبقه بندی کرده و دسترسی های بعدی به آنها را راحت می کند.

برخی از دلایلی که باعث رد دفاتر قانونی می شوند به اختصار به شرح زیر می باشند :

هرگاه دفاتر قانونی به دلیل منطبق نبودن و یا رعایت نکردن الزامات قانونی در تهیه، تحریر و یا انجام اصلاحات ؛ از نظر کارشناس مالیاتی تایید نگردد و آن دفاتر را نپذیرد، اصطلاحا به آن " رد دفاتر " گفته می شود.

* استفاده از دفاتر سال های قبل
* ثبت هرگونه اطلاعات غیر واقعی
* ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب یا شعبه شرکت
* عدم ثبت یک یا چند فعالیت
* تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات
* درصورتی که دفاتر از پلمب خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد
* صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده (چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد)

این نکته نیز شایان ذکر است که " عدم ارائه دفاتر قانونی ، جریمه ای معادل 20% مالیات و در صورت رد دفاتر نیز، جریمه ای معادل 10% مالیات منظور خواهد شد ! "