نکاتی که قبل از شمارش موجودی انبار باید مورد توجه قرار گیرد
فردی باید به عنوان مسئول هماهنگ کننده انبارگردانی انتخاب شود که مسئولیت شمارش به عهده این شخص خواهد بود. دستورالعملی برای شمارش توسط هماهنگ کننده ارائه خواهد شد که باید به طور کامل مورد بررسی قرار گیرد. وجود هرگونه مشکل باید قبل از شروع شمارش اطلاع داده و بر طرف گردد.
شمارش انبار باید در روزها و ساعات خاصی انجام شود. شمارش باید به صورت کتبی به قسمت های مختلف اطلاع داده شود. همچنین در روزهایی که انبار تعطیل است برای رفع نیازها باید از روزهای قبل اقدامات لازم انجام گیرد. برای شمارش اجناس، گروه ها و افراد باید از قبل آموزش کافی دیده باشند همچنین ذکر اسامی بسیار مهم است. برای اینکه امر شمارش آسان تر شود بهتر است که برگه هایی در دو نسخه از پیش تنظیم و آماده شوند. باید برای اجناسی که در انبار موجودند نیز لیستی تهیه شود و این لیست به هماهنگ کننده ارائه شود تا بداند که برای این دسته از اجناس فاکتور صادر شده است و یا جزئی از موجودی های قابل شمارش هستند. برای جلوگیری از اینکه موجودی های انبار مجدد شمارش نشوند بهتر است که تا زمان تعیین شده چیدمان انبار عوض نشود و یا برداشت و جا به جایی صورت نگیرد.
- وظائف و مسئولیت های شخص هماهنگ کننده:
پیش از شمارش باید انبارها را چک کرده و مطمئن شود که اقلام به شکلی چیده شده اند که قابل شمارش اند. یک سری از موجودی ها ممکن است که به آسانی شناخته نشوند، در این صورت باید با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره های صحیح و یا توضیحات کامل مشخص شوند. ممکن است در میان اجناس، اقلامی اسقاط و یا بدون استفاده یافت شوند که این اقلام باید جدا شوند و در اقلام شمارشی محسوب نشوند.
پس از پایان شمارش در انبارگردانی، چنانچه نتیجه شمارش توسط دو گروه شامل اختلاف باشد، شمارش دوباره آنها با حضور هر دو گروه و حسابدارها برای مشخص کردن تعداد نهایی و درست ضروری است. پس از اتمام شمارش، اگر نیاز به اصلاح در برگه های شمارش باشد باید با حضور یک حسابرس خبره و تایید فرد هماهنگ کننده انجام گیرد.
به طور کلی 13 اقدام اساسی زیر در انبارگردانی می بایست مورد توجه قرار گیرند :
1- تعیین هماهنگ کننده عملیات انبارگردانی که سرپرستی عملیات شمارش را به عهده خواهد داشت.
2- تهیه مقدمات شروع عملیات شامل تهیه فرم های شمارش، تهیه وسائل و ابزار کار شمارش یا توزین، برنامه ریزی جهت ساعت شروع و خاتمه.
3- تعیین گروه های شمارش و آموزش لازم به اعضاء تیم شمارش.
4- بازدید از کلیه انبارها و کنترل استقرار صحیح اجناس به نحو قابل شمارش و درج مشخصات کامل موجودی ها، تفکیک اقلام قابل شمارش اعم از سالم، اسقاط، موجودی های امانی و... .
5- یادداشت شماره آخرین رسید و حواله انبار قبل از شروع عملیات انبارگردانی.
6- نظارت سرپرست انبارگردانی در حین شمارش و کنترل صورت نهایی شمارش و پیگیری مغایرت ها و تهیه گزارش نهایی.
7- هماهنگی با نمایندگان حسابرسان مستقل شرکت.
8- اعلام روزها و ساعات انبارگردانی به کلیه قسمت ها و حتی الامکان از ورود و خروج کالا جلوگیری شود مگر با نظارت هماهنگ کننده عملیات انبارگردانی.
9- تنظیم برگه های شمارش در دو بخش (شمارش اول و شمارش دوم) و کنترل آمار برگه های تسلیم شده و باطله، و کنترل با حسابهای دفاتر.
10- در صورت مغایرت در شمارش اولیه، شمارش دوم انجام گردیده و قابل اطمینان تلقی می گردد.
11- در طول عملیات انبارگردانی ، جابجائی بین قسمتهای انبار مجاز نمی باشد مگر با نظارت هماهنگ کننده.
12- امضاء کلیه برگه های شمارش توسط سرگروه شمارش و امضاء صورت های شمارش و صورتجلسات توسط هماهنگ کننده.
13- در خاتمه انبارگردانی تهیه صورتجلسه انجام عملیات با شرح خلاصه چگونگی اجرای عملیات با امضاء هماهنگ کننده و معاون مالی و تحویل یک نسخه به حسابرسان مستقل.
