تعریف تنخواه، تنخواه دار و وظایف آن

تعریف تنخواه، تنخواه دار و وظایف آن :

عبارت است از وجه معینی که از محل وجوه شرکت بر اساس اعتبارات ابلاغی از طرف مدیر امور مالی یا نماینده وی با تایید مدیرعامل یا مقامات مجاز از طرف وی برای انجام برخی هزینه ها در اختیار واحدها یا کارپردازان (ماموران خرید) شرکت یا مامورانی که مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشند قرار می گیرد تا بتدریج که هزینه های مربوطه انجام پذیرد اسناد هزینه را بصورت هفتگی تحویل و مجددا وجه دریافت دارند.

تنخواه دار :
به واحدها یا ماموران خرید (کارپردازان) مستقر در پروژه ها که مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشند، اطلاق می شود. واحدهای مجاز با پیشنهاد مدیر امور مالی و تایید مدیرعامل یا قائم مقام وی در شرکت تعیین می گردند.

شرایط اشخاص تنخواه دار :
1- از بین مستخدمین رسمی شرکت باشد.
2- دارای حداقل مدرک تحصیلی دیپلم باشد.
3- دارای صلاحیت و توانایی لازم برای انجام وظایف مربوطه باشد.
4- حداقل 2 سال تجربه کار مفید در زمینه کارپردازی داشته باشد.

وظایف تنخواه داران :
1- اخذ اعتبار لازم جهت انجام هزینه مورد نظر.
2- انجام هزینه پس از صدور دستور از سوی مقام مجاز تشخیص و حواله.
3- اخذ مستندات مؤید انجام هزینه از قبیل فاکتور خرید، استعلام بهاء، قبض انبار و... .
4- گواهی انجام کار یا رسید تحویل کالا از واحد درخواست کننده.
5- تهیه و تنظیم سند هزینه، تخصیص و تعیین مرکز هزینه مربوطه.
6- تحویل اسناد هزینه به امور مالی بصورت هفتگی.
7- پیگیری لازم جهت دریافت یا ترمیم تنخواه.
8- ثبت تنخواه دریافتی، اسناد و هزینه ها در دفتر تنخواه با رعایت ترتیب وقوع عملیات دریافت و پرداخت.
9- واریز وجوه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده از سوی امور مالی.
10- تنظیم صورتجلسه تسویه تنخواه گردان با امور مالی.
11- تهیه صورت مغایرت بانکی برای حساب تنخواه گردان در پایان هر ماه، پیگیری و رفع اقلام باز احتمالی و ارسال یک نسخه از صورت مغایرت در پایان هر ماه به امور مالی.
12- الزام پرداخت هزینه ها صرفا به وسیله چک در واحدهای مجاز تنخواه دار (در صورت لزوم مسئولین می توانند همانند سایر اشخاص تنخواه دار با رعایت ضوابط این دستورالعمل از امور مالی تنخواه نقدی دریافت نمایند).
13- خودداری از واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه به حساب بانکی تنخواه گردان.
14- خودداری از پرداخت وجوه غیرمرتبط با تنخواه از حساب بانکی تنخواه گردان (وام، مساعده، علی الحساب)

دفتر تنخواه گردان :
تنخواه دار مکلف است عملیات دریافت و واریز تنخواه گردان، اصلاحات احتمالی مورد نیاز و همچنین تسویه مانده تنخواه گردان را با توجه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر تنخواه گردان بشرح ذیل ثبت و ضبط نماید:

الف) دریافت تنخواه گردان :
در زمان دریافت وجوه بایستی مشخصات چک و سند امور مالی را در دفاتر نوشته و نسبت به ثبت مبلغ دریافتی در ستون دریافت دفتر اقدام شود.

ب) پرداخت هزینه :
تنخواه دار پس از پرداخت هزینه و جمع آوری اصل مستندات نسبت به تنظیم سند هزینه اقدام نموده و سپس با تخصیص یک شماره بطور سریال به سند هزینه خود و درج تاریخ نسبت به ثبت جمع مبلغ سند هزینه مزبور در ستون پرداخت دفتر، اقدام نماید. شماره سند هزینه می بایست پنج رقمی و دو رقم اول به شماره پروژه تخصیص یابد.

توضیح اینکه عملیات فوق همواره بایستی مورد کنترل قرار گرفته و در صورتی که برخی اسناد مورد قبول امور مالی قرار نگیرد و واخواهی شود، تنخواه دار باید نسبت به ثبت اصلاحی سند مزبور به میزان مبلغ اسناد واخواهی شده در ستون دریافت دفتر تنخواه گردان، اقدام نماید. قابل ذکر است در ستون شرح و روبروی سند اصلاحی باید مشخص شود که مبلغ واخواهی مربوط به کدام سند هزینه بوده است.

اقدامات لازم در خصوص تحویل و تغییر تنخواه داران :

هنگامی که هر یک از تنخواه داران از ادامه همکاری منصرف و یا بنا به دلایلی افراد دیگری جایگزین آنها شوند، تنخواه دار بایستی اقدامات زیر را انجام دهد :

1- تنظیم سند هزینه مانده فاکتورها و مستندات و ارائه آن به امور مالی.
2- واریز مانده وجه نقد نزد تنخواه دار به حساب بانکی مشخص شده از سوی امور مالی.
3- ارائه دفتر تنخواه به واحد مالی جهت بررسی و تنظیم صورتجلسه تسویه تنخواه دار.
4- پس از بررسی دفتر تنخواه گردان توسط امور مالی، زیر آخرین عملیات ثبت شده در آن دفتر خط کشیده شود و پایان عملیات تنخواه دار قبلی مشخص گردد.
5- تنخواه دار جدید موظف است از صفحه بعد و با همان شماره سریال سند هزینه، ثبت عملیات دریافت و پرداخت را انجام دهد.

نکته : شایان ذکر است تعهد دریافت مبالغ تنخواه گردان از هر تنخواه دار به تنخواه دار دیگر قابل انتقال نمی باشد.

نحوه پرداخت تنخواه به تنخواه داران :

پرداخت به تنخواه داران به دو روش انجام مي شود :
الف) تنخواه واحدهاي تنخواه دار توسط امور مالي و از طريق واريز به حساب بانكي مفتوح شده از سوي امور مالي پرداخت مي شود
ب) توسط امور مالي به وسيله چك و در وجه اشخاص مذكور با اخذ رسيد دريافت چك پرداخت مي شود

ميزان و سقف مبلغ تنخواه گردان :

تنخواه گردان داراي سقف معيني است و پرداخت كنندگان تنخواه گردان موظف به رعايت سقف تعيين شده مي باشند. با توجه به تنوع هزينه هايي كه از محل تنخواه گردان انجام مي گيرد و تفاوت بين اشخاص تنخواه دار و واحدهاي مجاز به دريافت تنخواه، سقف تنخواه گردان هر يك به شرح ذيل تعيين مي گردد :

1- سقف تنخواه گردان پرداختي به اشخاص تنخواه دار:
در ابتداي هر سال براساس اعتبارات ابلاغي از سوي دفتر مركزي، سقف تنخواه گردان اشخاص مجاز به دريافت تنخواه، تعيين مي گردد. شایان ذکر است تغيير در سقف تنخواه كارپردازان، با دستور و تائيد مديرعامل و يا نماينده وي از سوي مدير امور مالي اعلام مي شود.
2- سقف تنخواه گردان پرداختي به واحدهاي تنخواه دار:
تنخواه گردان هزينه هاي پرسنلي : سقف تنخواه گردان واحد پرداخت كننده حقوق و دستمزد كاركنان در واحدهاي اجرايي، حداكثر به ميزان جمع هزينه حقوق و مزاياي ماهيانه بر اساس اعتبار تخصيص يافته مي باشد.

ترتیب تنظیم مدارک خرید کالا یا خدمت در صورت تنخواه :

1- اصل درخواست واحد متقاضی.
2- دستور مقام مجاز تشخیص دهنده در انجام معاملات مبنی بر موافقت با خرید کالا یا خدمت مورد نظر و ترجیحا با قید برآورد هزینه.
3- استعلام بهای تهیه شده در صورت انجام خریدهای در حد معاملات متوسط.
4- صورت مقایسه قیمتهای استعلام شده.
5- اصل فاکتور با صورتحساب فروشنده. (فاکتورهای دریافتی می بایست بدون قلم خوردگی و مشخصا نام آدرس و شماره تلفن و شماره اقتصادی و شماره ملی فروشنده بر روی آن درج شده باشد و عبارت " نقدا دریافت شد " و یا " به صورت نسیه فروخته شد " توسط فروشنده با امضاء و مهر بر روی فاکتور درج شده باشد).
6- رسید دریافت چک در خریدهایی که پرداخت به صورت چک انجام شود.
7- قبض رسید انبار و صورتجلسه تحویل کالا به واحد متقاضی یا گواهی انجام کار توسط واحد متقاضی حسب مورد.
8- روکش سند هزینه مطابق فرم های نمونه استاندارد.
9- صورت خلاصه فاکتورهای سند در صورت تعدد فاکتورها.

نحوه ثبت در دفتر تنخواه گردان و ارائه مدارک به امور مالی :

تنخواه داران مکلفند هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان دریافتی خود را در دفتر تنخواه گردان ثبت و بشرح زیر به امور مالی ذیربط اعلام نمایند:

الف- دوره تسویه اسناد هزینه از محل تنخواه :
هر هفته یک بار اسناد و مدارک هزینه توسط تنخواه دار جمع آوری و پس از تهیه سند هزینه، جهت تسویه به امور مالی واحد ذیربط ارائه می گردد(در صورتی که از رقم سقف تنخواه در کمتر از یک هفته، بیش از 70 % مبلغ کل هزینه شده باشد، تنخواه دار مکلف است نسبت به احیای تنخواه، اقدام نماید).

ب- کنترلهای مالی بر هزینه ها از محل تنخواه :
امور مالی اسناد و مدارک منظم به سند هزینه را بشرح ذیل کنترل می نماید :
- اقلام هزینه با تایید مقام مجاز صورت گرفته باشد.
- سند هزینه دارای اسناد و مدارک مثبته که موید انجام هزینه است باشد.
- آیین نامه معاملات جزئی در خریدهای انجام شده رعایت شده باشد.
- سقف مبلغ تنخواه رعایت شده باشد.
- تاریخ اقلام هزینه از 15روز تجاوز نکرده باشد.
- کسور قانونی حسب مورد رعایت شده باشد.
- اقلام هزینه با نیازمندیها مطابقت داشته باشد.
- مستندات مربوط به دریافت کننده سرویس و یا استفاده کننده هزینه موجود باشد.
- تخصیص صحیح عوامل هزینه و مراکز هزینه با مدارک هزینه به درستی انجام شده باشد.

ج- تایید قطعی اسناد هزینه از محل تنخواه :
اقلام هزینه پس از تایید عوامل قطعیت خواهد داشت. در مواردی که اقلام هزینه بنا به دلایلی به تایید اشخاص مذکور نرسیده باشد، تا تعیین تکلیف نهایی " اسناد واخواهی " تلقی شده و از ریز سند هزینه کسر خواهد شد.
به ترتیب فوق تنخواه دار مکلف است ظرف مدت مذکور نسبت به رفع واخواهی اسناد هزینه قطعی نشده اقدام نماید.

نکته: امضاء تنخواه گردان، مدیر پروژه/مدیر واحد و مدیرعامل در ذیل صورت هزینه (به عنوان تایید و صحت هزینه) قبل از ارائه به امور مالی الزامی است.